¿Cómo y cuándo escribir una
invitación para un evento?
¿Qué es
una invitación?
Una
invitación es una sencilla nota escrita para solicitar la presencia de
participantes, ya sean individuos o grupos de personas, a un evento o fiesta.
Una invitación es indispensable para la exitosa organización de un evento ya
que a través de la respuesta a la misma la persona que organice la fiesta podrá
estimar la cantidad de invitados que se harán presentes.
Puede ser
formal o informal dependiendo de las características del evento del que se
hable.
¿Cuándo
escribir una invitación?
Es
recomendable siempre escribir invitaciones para los eventos de carácter formal,
ya sean estos sociales o de negocios. Bodas, encuentros especiales como baby showers, despedidas de solteros o cenas formales
requerirán de una invitación escrita.
¿Cómo
escribir una invitación correctamente?
Como
primera medida en toda invitación debe mencionarse cuál es la ocasión a la que
se está invitando. ¿Es una boda? ¿Una reunión de negocios? ¿Un cumpleaños? ¿Un
homenaje?
Si hay
alguna persona en especial que organiza o anfitriona el evento o tienes una
empresa o asociación que lo avala y colabora de alguna manera también será
bueno mencionarlo al comienzo de la invitación para darle más importancia,
también puedes hacerlo al pie de la misma, como cierre del texto.
¿Quién
está invitado?
Es
importante detallar en la invitación a quién va dirigida y a quién incluye. ¿Es
la invitación para toda una familia? ¿Puede venir el invitado con su pareja o
acompañante?
Si estos
tienen niños, ¿están invitados estos a la fiesta? Aclarar este detalle en la
invitación a veces puede ser delicado pero haciéndolo de manera sencilla y
respetuosa te prevendrá de posibles malentendidos que es preferible evitar.
Código de
vestimenta
Si el evento
requiere de alguna vestimenta en especial o tienes lo que se llama un “dress
code” para tu fiesta, también deberás aclararlo en la invitación.
De esta
manera le darás tiempo a los invitados de encontrar el atuendo adecuado.
Lugar y
fecha
La fecha exacta y el lugar donde se realizará el
evento o fiesta es muy importante mencionar luego. El día de la semana, el
número y el mes cuando se desarrollará el encuentro, hay que mencionarlos. ¿Dónde
será el evento? ¿Es un lugar fácil de llegar? A parte de la dirección
detallada, será muy apreciado un mapa con instrucciones para llegar, si el
lugar es un poco desconocido o lejos de donde proviene la mayoría de los
invitados.
Hora
Deberá
detallar también al menos el horario de comienzo del evento, y si lo cree
conveniente para una mejor organización, también cuánto tiempo espera que dure.
RSVP
La mejor
manera de tener al menos un estimado de la cantidad de invitados que vendrá al
evento es solicitando una respuesta. Para esto ponga una fecha límite y el cómo
hacerlo en la invitación (que es el RSVP), detalla también los medios de
comunicación preferenciales como un número de teléfono, o un email para
contestar.
Tips
importantes
Tenga en
cuenta si la fiesta es al aire libre, la posibilidad del mal tiempo y qué hacer
si esto sucede. ¿Cambiará el lugar del evento? Se realizará otro día? Estos son
detalles muy importantes de mencionar en la invitación también. No querrá a
todos sus invitados llamándole a último momento para improvisar un encuentro
que lleva tiempo organizando.
¿Cuándo
es mejor enviar la invitación?
En
general las invitaciones se envían de acuerdo a la formalidad del evento. Entre
ocho y dos semanas será correcto. Cuanto más formal sea el encuentro más tiempo
de anticipación se solicita protocolarmente.