¿Cómo y cuándo escribir una invitación para un evento?

¿Qué es una invitación?

Una invitación es una sencilla nota escrita para solicitar la presencia de participantes, ya sean individuos o grupos de personas, a un evento o fiesta. Una invitación es indispensable para la exitosa organización de un evento ya que a través de la respuesta a la misma la persona que organice la fiesta podrá estimar la cantidad de invitados que se harán presentes.

Puede ser formal o informal dependiendo de las características del evento del que se hable.

¿Cuándo escribir una invitación?

Es recomendable siempre escribir invitaciones para los eventos de carácter formal, ya sean estos sociales o de negocios. Bodas, encuentros especiales como baby showers, despedidas de solteros o cenas formales requerirán de una invitación escrita.

¿Cómo escribir una invitación correctamente?

Como primera medida en toda invitación debe mencionarse cuál es la ocasión a la que se está invitando. ¿Es una boda? ¿Una reunión de negocios? ¿Un cumpleaños? ¿Un homenaje?

Si hay alguna persona en especial que organiza o anfitriona el evento o tienes una empresa o asociación que lo avala y colabora de alguna manera también será bueno mencionarlo al comienzo de la invitación para darle más importancia, también puedes hacerlo al pie de la misma, como cierre del texto.

¿Quién está invitado?

Es importante detallar en la invitación a quién va dirigida y a quién incluye. ¿Es la invitación para toda una familia? ¿Puede venir el invitado con su pareja o acompañante?

Si estos tienen niños, ¿están invitados estos a la fiesta? Aclarar este detalle en la invitación a veces puede ser delicado pero haciéndolo de manera sencilla y respetuosa te prevendrá de posibles malentendidos que es preferible evitar.

Código de vestimenta

Si el evento requiere de alguna vestimenta en especial o tienes lo que se llama un “dress code” para tu fiesta, también deberás aclararlo en la invitación.

De esta manera le darás tiempo a los invitados de encontrar el atuendo adecuado.

Lugar y fecha

La fecha exacta y el lugar donde se realizará el evento o fiesta es muy importante mencionar luego. El día de la semana, el número y el mes cuando se desarrollará el encuentro, hay que mencionarlos. ¿Dónde será el evento? ¿Es un lugar fácil de llegar? A parte de la dirección detallada, será muy apreciado un mapa con instrucciones para llegar, si el lugar es un poco desconocido o lejos de donde proviene la mayoría de los invitados.

Hora

Deberá detallar también al menos el horario de comienzo del evento, y si lo cree conveniente para una mejor organización, también cuánto tiempo espera que dure.

RSVP

La mejor manera de tener al menos un estimado de la cantidad de invitados que vendrá al evento es solicitando una respuesta. Para esto ponga una fecha límite y el cómo hacerlo en la invitación (que es el RSVP), detalla también los medios de comunicación preferenciales como un número de teléfono, o un email para contestar.

Tips importantes

Tenga en cuenta si la fiesta es al aire libre, la posibilidad del mal tiempo y qué hacer si esto sucede. ¿Cambiará el lugar del evento? Se realizará otro día? Estos son detalles muy importantes de mencionar en la invitación también. No querrá a todos sus invitados llamándole a último momento para improvisar un encuentro que lleva tiempo organizando.

¿Cuándo es mejor enviar la invitación?

En general las invitaciones se envían de acuerdo a la formalidad del evento. Entre ocho y dos semanas será correcto. Cuanto más formal sea el encuentro más tiempo de anticipación se solicita protocolarmente.