Consejitos al planificar una celebración

 

Cuando planeamos un evento, no siempre creemos que es necesario hacer listas para organizarnos.
Pero a veces, por más pequeño que sea el evento, es recomendable prestar atención a determinados asuntos para después no encontrarnos en apuros o corridas que podríamos haber evitado.

A pesar de que las formalidades en algunos casos no son necesarias, aquí comparto algunos consejos básicos a tener en cuenta en la organización de tu evento, así puedes disfrutar a la par de tus invitados.

• Motivo de la fiesta

¿Qué quieres celebrar? Un cumpleaños, un aniversario, un baby shower o una simple cena entre amigos va a sugerir diferentes opciones sobre el contenido de tu evento. Por ejemplo el menú, la ambientación, el horario, si quieres desarrollar un tema o quienes serán tus invitado, serán decisiones a tomar dependiendo del tipo de acontecimiento que estés festejando.

• Presupuesto

Considera cuánto dinero tienes disponible para tu evento, haz una lista de todo lo que necesitas y tus prioridades: comida, bebidas, alquileres, servicios, decoración, flores, música, etc. Luego, distribuye cuanto quieres destinar a cada cosa.

Si tienes poco presupuesto y por ejemplo quieres poner énfasis en el menú y la decoración de tu mesa, porque te parece la mejor manera de agasajar a tu mejor amiga, considera invitar a poca gente, los más íntimos y quienes a ella le gustaría invitar, para una crear un ambiente cálido y lleno de charlas interesantes. En cambio, si lo que quieres es festejar con todos tus conocidos la llegada de tu primer hijo elige hacer un buffet solo de entremeses, en la tarde de un sábado, y enfócate en simplemente compartir el momento con tus seres queridos.

• Invitados

¿Quieres festejar el cumpleaños de tu hija solo con tu familia, o quieres también invitar a sus amigos y a los tuyos? ¿Quieres hacer una pequeña cena de trabajo? Lo más aconsejable para definir quienes serán tus invitados es considerar el motivo de la fiesta, el espacio con el que cuentas y el presupuesto disponible para lo que deseas hacer.

Si tu evento es informal, no será necesario enviar invitaciones por correo, haz una lista de los invitados y llámalos por teléfono o envíales un email.
En caso de una fiesta más formal, las invitaciones las tendrás que enviar 3 ó 4 semanas antes, o con más anticipación si estás planeando una boda u otro gran acontecimiento.

• Día y horario

A veces festejamos en fechas específicas, como por ejemplo cumpleaños, aniversarios o Navidad. Pero otras son ocasiones en las que simplemente queremos reunirnos con amigos o familia y es divertido buscar algún acontecimiento como excusa o tema central. Por ejemplo la llegada de la primavera, la final del mundial de fútbol o un reencuentro familiar.

Siempre es mejor planear con tiempo y avisar a los invitados anticipadamente también para asegurarnos que podrán asistir en la fecha que elegimos. Pensar en el clima más adecuado para determinadas reuniones también es un buen consejo.
Si planeas un evento como una boda o una reunión familiar grande, en el que tendrás invitados que viajaran desde otras ciudades, es conveniente considerar las temporadas bajas para comprar pasajes aéreos y estadías en hoteles.

Para elegir el horario más adecuado, ten en cuenta quienes serán la mayor parte de tus invitados. Por ejemplo si son familias o mujeres con niños pequeños, es importante considerar los horarios de sus comidas y necesidades de regresar a casa. En esos casos por ejemplo el mejor horario es por la tarde temprano.

Otros ejemplos: si tus invitados tienen que viajar de regreso a sus casas por varias horas considera hacer tu fiesta al mediodía o al atardecer, para hacer más fácil el traslado; si quieres hacer una cena entre amigos, es mejor hacerlo el fin de semana para que aquellos que trabajan estén más relajados y enfocados en disfrutar del evento.

• Locación

¿Dónde quieres hacer tu fiesta? ¿En tu casa? ¿Tiene suficiente espacio? ¿Necesitas alquilar un salón de fiestas o recreación? Todo dependerá de la cantidad de invitados o los recursos con los que cuentes.

La ventaja de alquilar un lugar y sus servicios, es poder irte a casa tranquila con el último invitado y no tener que limpiar ni arreglar el desorden típico que ocasionan las fiestas. Pero el encanto de la intimidad y el poder ofrecer determinadas cosas a tus invitados, como un buen sofá para sentarse y charlar cómodamente, solo lo podrá ofrecer tu dulce hogar. Si estás pensando en alquilar un salón para tu fiesta ten en cuenta que hay épocas donde se ocupan rápidamente, haz tus cálculos y reserva con anticipación

Otros tips importantes para tener en cuenta:

• Si vas a ofrecer comida en tu fiesta debes también tener lugar donde sentar a tus invitados, aunque no es necesario tener la misma cantidad de asientos que personas, si no tienes muchas sillas en tu casa, puedes pedir prestadas a alguna amiga o vecino. Considera también comprar algunas sencillas y plegables que puedes guardar fácilmente y siempre viene bien tener a mano para este tipo de ocasiones.  
• Si quieres cocinar tu o contratar un servicio de catering que te traerá la comida, las necesidades en tu cocina serán diferentes, es importante tener en cuenta cúan grande es y la capacidad de tu refrigerador, no solo para comidas sino también para mantener frías las bebidas ¡Acuérdate siempre de comprar mucho hielo!
• El baño o toilette disponible para los invitados debes mantenerlo limpio y con todo lo necesario. Una vela aromática o un ramito de flores es un detalle agradable que siempre van a apreciar tus invitados.